As Diferenças do Arquivo Físico e Eletrônico

Quando se tem muitos documentos para gerenciar, é sempre indicado descobrir qual é o melhor jeito de armazená-los.

Muito se ouve falar sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, que permite que você organize os seus arquivos de maneira virtual. No entanto, você sabe quais são as principais diferenças entre um arquivo físico e um eletrônico? Descubra a seguir!

Praticidade e acessibilidade

Por mais que organizar os documentos físicos ou eletrônicos de uma empresa possa seguir o mesmo método de arquivamento, como ordem alfabética, numérica, entre outros, é preciso pensar na praticidade.

Nesse ponto, realizar uma Gestão Eletrônica dos Documentos oferece uma grande otimização do tempo quando você precisa localizar uma informação importante, já que não é preciso fazer esse trabalho manualmente, além de poder acessá-la de onde estiver.

Gastos

Você já parou para analisar os custos que impressões e a manutenção da estrutura de um arquivo físico pode gerar?

Afinal, o ideal é manter o ambiente sempre devidamente higienizado, visando não prejudicar a saúde dos colaboradores do local, visto que a poeira, por exemplo, pode provocar diversos tipos de alergia.

Sendo assim, ao aderir ao GED, além de economizar espaço físico no seu escritório, não tendo mais uma estrutura para manter, você ainda consegue reduzir os gastos com impressões, pois pode imprimir apenas o que for necessário.

Segurança

A segurança é um fator primordial quando se trata de documentos importantes de empresas. Porém, por mais que você restrinja o acesso de pessoas no local onde estão armazenados os arquivos físicos sigilosos, ainda existe um certo risco.

Então, ao optar pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos, você garante muito mais a segurança dos seus documentos, assim como evita a perda de informações, já que papeis podem acabar se degradando com o tempo.

Invista na melhor solução para o seu negócio!

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